Coordonnateur administratif à l’exploitation / Administrative Coordinator, Operations

Cadillac Fairview

LE DÉFI

Le coordonnateur administratif à l’exploitation assistera le VP à l’exploitation, le directeur à l’exploitation du portefeuille et le gestionnaire de projet du portefeuille, ainsi que leurs équipes en coordonnant les tâches quotidiennes et les projets spéciaux du service et en exécutant diverses tâches administratives.

Le coordonnateur à l’exploitation sera la personne-ressource principale entre l’exploitation nationale et les propriétés du portefeuille en ce qui concerne la diffusion des informations et la collecte de données, le cas échéant. Le candidat gérera et coordonnera le processus de demandes de proposition pour les contrats de service, le Vert ça rapporte 2.1, le capital et les projets de dépenses gérés par le portefeuille ou par des équipes d’exploitation de plusieurs propriétés. Il fera un suivi de toutes les préparations de budget et les tâches d’exploitation.

 

CE QUE VOUS FEREZ

Coordonner, organiser et gérer le calendrier quotidien et l’horaire des événements en planifiant les rendez-vous et en établissant les priorités des responsabilités pour assurer l’efficacité de l’exploitation

Exécuter les tâches de bureau incluant, sans s’y limiter : organiser les voyages, préparer les réunions, faire le compte-rendu des réunions, gérer le courrier et les appels entrants et sortants, faire des copies, préparer des documents, faire des notes de frais, commander des articles de bureau, etc.

Assurer un service courtois, professionnel et efficace auprès des personnes-ressources internes et externes en répondant aux demandes de renseignements en temps opportun ou en réacheminant celles qui dépassent ses compétences, afin de préserver la qualité du service à la clientèle

Répondre aux demandes des fournisseurs, des entrepreneurs, des autres services et des propriétés, ainsi que rassembler/diffuser les informations aux différentes personnes, comme indiqué

Administrer toutes les exigences de documentation et de communication pour les contrats de service et les demandes de proposition de projet afin d’assurer la conformité avec la politique de délégation de CF et le processus d’approvisionnement; s’assurer que la base de données des contrats est à jour

Rédiger divers rapports d’exploitation, notamment le rapport trimestriel sur le contrat d’entretien ménager de tout le portefeuille. Déterminer et appliquer les sanctions le cas échéant

Préparer le rapport annuel sur les variations d’immobilisations sur 10 ans du portefeuille pour le directeur à l’exploitation du portefeuille afin qu’il le présente au groupe de la direction. Préparer le sommaire des dépenses d’immobilisations

Gérer et soutenir le programme le Vert ça Rapporte du portefeuille :

  1. Coordonner et présenter au besoin les réunions trimestrielles d’exploitation du portefeuille pour améliorer l’exploitation et partager les meilleures pratiques. Présenter et vérifier les rapports annuels d’audit des propriétés et fournir des recommandations pour l’année prochaine
  2. Assurer une communication continue entre le portefeuille et les propriétés, et répondre aux questions
  3. Fournir mensuellement une aide aux propriétés, en étant chargé de diriger les audits semestriels, et assister à la gestion des contrats de traitement des déchets
  4. Faire le suivi de l’utilisation actuelle par rapport à l’utilisation planifiée pour la gestion des fonctionnalités le Vert ça Rapporte (Energy Advantage) régulièrement

Assister activement le VP à l’exploitation dans la création et la gestion de toutes ses présentations pour les dépenses d’exploitation, les budgets, etc.

Coordonner le processus de facturation du service, incluant le suivi, l’entrée des codes et l’obtention des approbations selon la délégation des pouvoirs

Faire le suivi des régularisations de fin d’exercice, préparer la feuille de calcul contenant les régularisations et les concilier avec les factures entrantes

Bâtir des relations solides avec le service des finances pour s’assurer que les échéances sont respectées et soumises selon la politique de délégation des pouvoirs

Surveiller la matrice de formation du service et coordonner les séances de formation, le cas échéant, incluant l’accueil des nouveaux employés

Participer activement aux initiatives et aux processus d’amélioration continue concernant les projets ou les programmes de modernisation ou le cheminement des stratégies d’exploitation dans une propriété ou le portefeuille

Gérer les informations confidentielles avec discrétion

Exécuter d’autres tâches, le cas échéant

 

QUI VOUS ÊTES

Esprit d’équipe et excellentes compétences en relations interpersonnelles

Excellentes aptitudes en communication orale et écrite

Minutieux et axé sur la précision

Capacité à mener plusieurs tâches, à apprendre rapidement et à travailler de façon autonome dans un milieu dynamique

Excellentes compétences en gestion de temps et en organisation

Capacité d’analyse et de résolution de problèmes

Axé sur le service à la clientèle

Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision

Capacité à interagir avec tact et diplomatie avec des membres de tous les niveaux de l’entreprise

Motivé et capacité à prendre l’initiative

 

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN

Diplôme collégial ou universitaire

Programme RPA ou BOMA, ou intérêt et enthousiasme à terminer le programme.

Minimum 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif à l’exploitation en propriété ou dans le secteur immobilier.

Connaissance et expérience d’administration des processus d’appels d’offres.

Connaissance approfondie des pratiques administratives, des politiques et des procédures d’entreprise ainsi que des procédures comptables.

Excellentes habiletés informatiques, avec une bonne connaissance de Gmail, de CTI, de Word et surtout d’Excel et de PowerPoint.

 

BÂTISSEZ VOTRE AVENIR AVEC CADILLAC FAIRVIEW! 

Chez Cadillac Fairview, nous sommes beaucoup plus que nos propriétés. Nous bâtissons des leaders à tous les niveaux de l’entreprise. Nous vous offrons la possibilité de relever des défis professionnels intéressants, de faire partie d’une culture exceptionnelle et d’être soutenu dans le cadre de votre croissance et de votre perfectionnement. Nous récompensons les comportements axés sur les valeurs et les résultats supérieurs en offrant un programme de rémunération globale qui comprend des avantages sociaux et un régime de retraite sans pareils. Chez Cadillac Fairview, vous pouvez changer les choses. C’est là où tout se rencontre.

 

POURQUOI TRAVAILLER CHEZ CF?

Chez Cadillac Fairview, nous croyons que nos employés sont au cœur de notre réussite. Vous vous joindrez à notre équipe diverse et primée, où vos talents et engagements envers l’excellence sont bienvenus, valorisés et respectés. Êtes-vous prêts pour le défi?

Pour postuler, rendez-vous au www.cadillacfairview.com

 

CF s’engage à créer un environnement de diversité et d’inclusion. Si vous avez besoin d’adaptation lors des processus de recrutement, d’entrevue ou de sélection, veuillez aviser votre personne-ressource des ressources humaines ou écrivez-nous à l’adresse cfcareers@cadillacfairview.com.

 


  

THE CHALLENGE

The Administrative Coordinator, Operations will support the VP, Operations and Director, Portfolio Operations and the Portfolio Project Manager as well as their respective teams by coordinating day to day activities and special projects in the department and performing a variety of administrative duties.

The Operations Coordinator will also act as the key point of contact between National Operations and the portfolio properties to coordinate information distribution and data gathering as required.  The successful candidate will administer and coordinate the RFP process for service contracts, GAW 2.1, capital, and expense projects that are managed by the portfolio or multiple property operations teams and track all budget preparation and operational follow-up tasks.

 

WHAT YOU’LL DO

Coordinate, organize, and maintain daily calendar and schedule of events by scheduling appointments and prioritizing responsibilities to ensure operational efficiency

Perform general office duties such as but not limited to: arranging travel, arranging and setting up meetings, taking meeting minutes, handling incoming or outgoing mail or phone calls, making copies, preparing documents, complete expense reports, order stationary supplies, etc.

Provide and maintain courteous, professional and efficient service to internal and external contacts by responding to requests for information in a timely manner or redirecting inquiries beyond own scope of expertise in order to maintain good levels of customer service

Respond to inquiries from suppliers, contractors, other departments and properties and gather/disseminate information to the various parties as directed

Administer all documentation and communication requirements for service contracts and project RFPs in order to ensure compliance with the Cadillac Fairview Delegated Authorities Policy and the Procurement Process; Ensure contract database is updated

Prepare a variety of operations reports including, a quarterly report on Portfolio cleaning contract service level. Determine and apply penalties where required

Prepare annual report on Portfolio 10 year capital variances for Portfolio Operations Director to present to executive group. Prepare Portfolio capital spending summary

Administer and champion the Portfolio’s Green at Work Program (GAW):

  1. Coordinate, participate and present as required at quarterly Portfolio Operations meetings to improve operations and share best practices.  Present and review annual property audit reports and provide recommendations for upcoming year
  2. Ensure continuous flow of communication between the Portfolio and the properties and respond to any questions
  3. Provide monthly support to properties, responsible for conducting bi-annual audits, and assist in managing waste contracts
  4. Track actual vs. planned energy usage for GAW Utilities management (Energy Advantage) on a quarterly basis

Actively administer, create and support the VP, Operations with all presentations required for OpEx, budgets etc.

Coordinate the department invoice process including tracking, coding, and approvals as per delegated authorities

Keep track of end of fiscal year accruals, prepare spreadsheet recording accruals and reconcile with incoming invoices

Develop strong relationships with the Finance department to ensure all deadlines are on target and submitted according to the Delegated Authorities Policy

Monitor the departmental training matrix and coordinate training sessions as required including new-hire on-boarding as needed

Actively participates in continuous improvement initiatives or processes that pertain to projects or programs to streamline and/or advance operational strategies at a property or the Portfolio

Handle confidential information with absolute discretion

Perform other duties as required.

 

WHO YOU ARE

A team player with strong interpersonal skills

Strong communicator, verbal and written

Detail-oriented and focused on accuracy

A multitasker, quick learner, and can work independently in a fast-paced environment

Excellent with time management and organizational skills

Analytical with good problem solving skills

Customer-service focused

Able to work under pressure with minimal supervision

Able to interact at all organizational levels with tact and diplomacy

Self-motivated and able to take initiative

 

WHAT YOU NEED TO SUCCEED

College diploma and/or University degree

RPA or BOMA program or interest and willingness to complete

Minimum of 3 years relevant and progressive experience in a Real Estate or Property Management operations administrative role.

Knowledge of and experience administering RFP processes

Thorough knowledge of: administrative practices, office policies and procedures and accounting procedures

High computer literacy with good working knowledge of Gmail, CTI, Word, Excel, PowerPoint, with a strong emphasis on Excel and PowerPoint

 

BUILD YOUR FUTURE WITH CADILLAC FAIRVIEW!

At Cadillac Fairview, we are so much more than our properties.  We are building leaders at all levels.  We offer the challenge of interesting work, a great organizational culture, the opportunity to collaborate with the best in the business, and support for your growth and development.  We reward values-based behavior and superior results with a competitive rewards package that includes best-in-class benefits and pension.  Cadillac Fairview is where you can make a difference, and where it all comes together.

 

WHY WORK AT CF?

At Cadillac Fairview, we believe that people are core to our success.  You’ll join a diverse community and award-winning team, where your talent and commitment to excellence are welcomed, valued and respected.  Are you up for the challenge?

To apply for this position, please go to www.cadillacfairview.com

 

CF is committed to creating a diverse and inclusive environment.  If you need accommodation during the recruitment, assessment, and/or selection process, please notify your HR contact or email cfcareers@cadillacfairview.com.