Adjoint administratif II, Location / Leasing Administrative Assistant II

Cadillac Fairview

Bâtissez votre avenir avec Cadillac Fairview!

Chez Cadillac Fairview, nous sommes beaucoup plus que nos propriétés. Nous bâtissons des leaders à tous les niveaux de l’entreprise. Nous vous offrons la possibilité de relever des défis professionnels intéressants, de faire partie d’une culture exceptionnelle et d’être soutenu dans le cadre de votre croissance et de votre perfectionnement. Nous récompensons les comportements axés sur les valeurs et les résultats supérieurs en offrant un programme de rémunération globale qui comprend des avantages sociaux et un régime de retraite sans pareils. Chez Cadillac Fairview, vous pouvez changer les choses. C’est là où tout se rencontre.

 

Description sommaire :
Responsable d’aider les directeurs, Location à préparer des offres de location, y compris la recherche, la préparation de la correspondance et la communication avec les employés et les locataires de l’entreprise. Ce poste n’exige qu’un minimum de supervision.

 

Ce que vous ferez :

Effectuer des tâches administratives, comme taper de la correspondance, produire des rapports, des relevés et des ententes, distribuer ou transmettre la correspondance, effectuer des photocopies et des télécopies, rédiger le procès-verbal lors de réunions, vous occuper des préparatifs de voyage, organiser des dossiers et les tenir à jour et répondre au téléphone.

Coordonner les réunions selon l’information transmise par le directeur, ce qui implique de communiquer avec les personnes concernées pour fixer l’heure des réunions, de réserver les salles, de préparer le matériel à cet effet et de prévoir notamment l’équipement audiovisuel, les tableaux à feuilles mobiles et les rafraîchissements pour que les participants possèdent l’information et le matériel nécessaires à la tenue d’une réunion efficace et productive.

Contribuer à la préparation du budget du service et au processus de conciliation, au besoin. Traiter le paiement de toutes les factures du service et les relevés de dépenses pour le directeur, Location.

Concevoir et préparer des trousses de location pour des clients potentiels, y compris des présentations PowerPoint, dans des délais raisonnables à partir de notes écrites, les relier et distribuer la version finale. Créer d’autres documents de présentation pour les directeurs, Location au besoin.

Faire visiter les clients potentiels dans un espace vacant et leur transmettre les modalités de l’entente proposée.

Préparer des rapports de location mensuels, proposer des options de réaménagement, prendre note de toutes les ententes et effectuer un suivi au besoin.

Préparer des documents justificatifs pour les nouveaux baux et les renouvellements, compiler les résumés de baux et assurer la liaison avec les clients afin de clarifier les baux, avec l’aide du directeur, Location ou du service juridique.

Tenir les fichiers de locataires à jour, obtenir des renseignements sur la solvabilité, prendre note de la date des avis écrits et assurer un suivi relatif aux lettres contresignées et aux dépôts. Gardez à jour les feuilles de calculs pertinentes et les bases de données.

Coordonner tous les aspects des activités du CICC, y compris la préparation du kiosque de CF, en fournissant l’information nécessaire et en orientant les détaillants vers le directeur, Location concerné.

Répondre à tous les appels des locataires potentiels et fournir de l’information générale aux clients. Assurer la communication entre le service et les clients internes et externes. Assurer un service courtois, professionnel et efficace auprès des clients internes et externes et des partenaires d’affaires en répondant aux demandes de renseignements et en réacheminant celles qui dépassent vos compétences, afin de préserver la qualité du service à la clientèle.

Effectuer des recherches relatives à la location au besoin, y compris examiner et comprendre les clauses et les restrictions, vérifier les modalités commerciales, etc.

Remplacer le ou la réceptionniste durant les pauses, les vacances ou en cas d’absence, ce qui nécessite de répondre aux appels et aux visiteurs de l’entreprise/du centre dans les meilleurs délais, avec courtoisie et professionnalisme et de leur venir en aide ou de rediriger l’appel à la personne concernée, afin que tous les appels de l’entreprise soient traités avec rapidité, professionnalisme et courtoisie, dans le respect de l’image que souhaite projeter CF.

Assumer les autres responsabilités qui lui sont attribuées.

 

Ce que vous devez avoir :

Cinquième secondaire ou l’équivalent

Certificat/diplôme en administration de bureau

Au moins cinq ans d’expérience à un poste administratif ayant à charge plus d’un directeur

Expérience dans le domaine de la gestion immobilière, un atout

Bonne connaissance de la documentation relative aux baux

Connaissance de l’informatique et des logiciels Word, Excel et PowerPoint

Capacité de saisie au clavier rapide et exacte

Capacité d’analyse, d’interprétation et de compréhension de concepts en location commerciale

Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale

Aptitudes solides pour l’organisation et les tâches administratives

Esprit d’équipe

Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress

Capacité à interagir à tous les niveaux de l’entreprise

Capacité à travailler avec un minimum de supervision

Compétences solides en correction d’épreuves

Souci du détail

Respect de la confidentialité

 

Êtes-vous prêts pour le défi?  Chez CF, nous croyons que nos employés sont au cœur de notre réussite.  Joignez-vous à notre équipe gagnante, où vos talent et engagement envers l’excellence sont bienvenus, valorisés et respectés! Pour postuler, rendez-vous au www.cadillacfairview.com

 

Il est possible de prendre des mesures d’adaptation pour les candidats handicapés durant le processus de recrutement, d’évaluation ou de sélection.

 

 


 

Build your future with Cadillac Fairview!

At Cadillac Fairview, we are so much more than our properties.  We are building leaders at all levels.  We offer the challenge of interesting work, a great organizational culture, the opportunity to collaborate with the best in the business, and support for your growth and development.  We reward values-based behavior and superior results with a competitive rewards package that includes best-in-class benefits and pension.  Cadillac Fairview is where you can make a difference, and where it all comes together.

 

Role Summary:
To support the Leasing Executives and Directors of Leasing in preparing offers to lease, conducting research, preparing correspondence, and communicating with company personnel and tenants.  Position operates with minimal supervision.

 

You will:

Perform administrative duties, including typing correspondence, reports, statements and agreements;  distributing/delivering correspondence, photocopying, faxing, taking meeting minutes, coordinating travel arrangements , organizing and maintaining files and answering phones

Coordinate all meetings by receiving relevant information from managers, contacting appropriate parties to schedule meeting times, booking meeting rooms, preparing all meeting materials and arranging for audio-visual equipment, flipcharts, etc. in order to ensure participants have all the information and materials required for an effective and productive meeting

Assist with the preparation of the department budget and reconciliation process, as required.  Process for payment all department invoices, and expense reports for the Leasing Executive/Director

Design and prepare leasing packages for potential clients, including PowerPoint presentations, on a timely matter from written notes; bind and distribute final version.  Create other presentation materials for Leasing Executives and Directors of Leasing as required

Tour potential clients through vacant space and relays the terms of the proposed deal

Prepare monthly lease reporting, space reconfigurations, track all deals and follow up as required

Prepare supporting documentation for new leases and lease renewals, compile lease summaries and liaise with clients to clarify leases, with guidance from the Leasing executive and/or legal department

Maintain tenant files, obtain credit information, track written notice timelines, and follow up on counter-signed letters and deposits.  Keep appropriate spreadsheets and database regularly updated

Coordinate all aspects of ICSC events, including preparing the CF booth, providing information where required, and redirecting retailers to appropriate Leasing Executive/Director

Receive all incoming calls from prospective Tenants and provide general information to clients; act as a department liaison with internal and external clients; maintain courteous, professional and efficient service to internal and external clients and business associates by responding to requests for information and redirecting inquiries beyond own scope of expertise in order to maintain high levels of customer service

Conduct lease research as required including reviewing and understanding clauses, restrictions, verifying business terms, etc.

Relieves receptionist during scheduled breaks, absence and vacation by receiving all incoming calls and visitors to the company in a timely, courteous and professional manner and either assisting the caller/visitor or redirecting the call to the appropriate party in order to ensure all callers to the company are treated promptly, professionally and courteously in keeping with CF’s corporate image

Perform other duties as assigned

 

You have:

Grade 12 equivalent

Certificate/diploma in Office Administration

Minimum 5 years working in an administrative role with prior experience working for more than one manager

Real Estate/Property Management experience an asset

Good knowledge of lease agreement documentation

Computer literacy with knowledge of Word, Excel, PowerPoint

Fast, accurate keyboarding skills

Ability to analyze, interpret and understand the significance of commercial lease concepts

Excellent communication skills, written and verbal

Strong organizational and administrative skills

Team player attitude

Ability to work under pressure and handle stress

Ability to interact at all organizational levels

Ability to work with minimum supervision

Strong proof-reading skills

Attention to detail

Sensitivity to confidentiality

 

Are you up for the challenge?  At CF, we believe our people are core to our success.  Join our award-winning team, where your talent and commitment to excellence are welcomed, valued and respected! To apply for this position, please go to www.cadillacfairview.com

 

Accommodation for applicants with disabilities during the recruitment, assessment, and/or selection process is available.